El éxito de toda empresa es directamente proporcional a la armonía de su fuerza laboral

Importancia de Contar con Controles de Asistencia en la Fuente de Trabajo

Los controles de asistencia brindan certeza jurídico-laboral a la empresa, son un medio efectivo de control de las jornadas laborales, y además fungen como un eficiente medio de prueba en juicio; siempre y cuando sean elaborados y vigilados apropiadamente.

En el artículo jornada de trabajo, se abordó los diferentes tipos de jornada estipulados en la Ley Federal de Trabajo. Pero, ¿por qué es importante contar con registros de asistencia confiables?, y además ¿qué consecuencias pueden surgir en caso de no contar con dichos controles?

Interrogantes que exigen un extenso estudio, debido a la infinidad de aristas desde los cuales puede abordarse cada problema; no obstante, por ahora es importante entender la importancia de contar con un medio de control de asistencia confiable, que además de cumplir con las exigencias de nuestra legislación laboral, funja como una verdadera herramienta que proporcione certeza laboral y jurídica a la empresa.

Inicialmente debemos considerar que contar con controles de asistencia de los trabajadores, tiene una doble implicación, por una parte, tiene una función probatoria en los juicios laborales; por otro lado, una enorme importancia en el ámbito administrativo. Veamos.

Como medio de pruebas, el artículo 784 de la Ley Federal del Trabajo establece que en caso de conflicto o controversia en relación con la jornada de trabajo, corresponderá al patrón probar su dicho; ello significa que es él quien debe aportar los elementos necesarios para esclarecer los hechos y conocer la verdad, pues en caso de no hacerlo, se tendrá por presuntivamente cierto lo manifestado por el trabajador a este respecto. Asimismo, cabe aclarar que aun cuando la ley referida, en su artículo 804, obliga al patrón a conservar las listas de asistencia, (sólo) cuando se lleven en el centro de trabajo (es decir, cuando el patrón compruebe que no existen controles de asistencia); tal salvedad no lo exime de demostrar la jornada de trabajo por medio de otra u otras pruebas.

Aun cuando nuestro sistema jurídico contempla a favor del patrón, otras pruebas para acreditar la jornada laboral (por ejemplo, el testimonio de terceros, o en su caso, la confesión del trabajador), la prueba documental consistente en listas de asistencia es el medio de prueba idóneo para tal efecto. Ello debido a que, en tal documento se encuentra representada y registrada una conducta del trabajador, que puede constar en una firma, una huella digital, un registro electrónico, entre otros. Aunque, ¿Sabía usted, que son pocos los medios magnéticos, electrónicos y digitales, que sirven para acreditar fehacientemente la jornada de trabajo? En efecto, la mayoría de los controles de este tipo, no son por sí mismos suficientes para acreditar la jornada de trabajo en juicio; pues para ello es preciso se hagan las adecuaciones pertinentes. Pero no se alarme, ello no significa que tenga que cambiar el costoso sistema integral de nómina que ha adquirido, simplemente se deberán implementar algunas medidas de seguridad.

En cuanto al ámbito administrativo, las listas de asistencia juegan un papel decisivo en las inspecciones de trabajo, practicadas por las Secretarías del Trabajo, tanto federal como locales. Ello es así porque dichas autoridades, al practicar una visita al centro de trabajo para revisar las condiciones de trabajo, solicitarán, entre muchos otros documentos, las listas de asistencia, para verificar: que la jornada de trabajo laborada corresponde con la contenida en los contratos de trabajo, pero sobre todo, en los mínimos y/o máximos contemplados en la legislación laboral; que se lleva un control de las horas extraordinarias laboradas, en caso de existir; que no se permite laborar jornada extraordinaria a menores de 16 años, en caso de haberlos; que los periodos de reposo son respetados, entre otros puntos.

Debe mencionarse además, que en caso de no exhibir tales documentos, la empresa se puede hacer acreedora a una sanción que puede ir desde 3 a 155 veces el salario mínimo general vigente en la zona económica de que se trate (por ejemplo, en el área geográfica "A", hablamos de cantidades que van de los $172.38 hasta los $8,906.30). De igual manera, en caso de ser exhibidos, pero que de ellos se desprenda un incumplimiento a las normas de trabajo, se podrá imponer una sanción económica que va desde 15 hasta 315 veces el salario mínimo general vigente, si la irregularidad ocurrió en el transcurso de una semana (es decir, cantidades que van desde $861.90 hasta $18,099.90); si la anomalía se prolongó por más de una semana, se multiplicará la multa impuesta, por cada semana irregular. Todo lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que en otros ámbitos del Derecho, haya incurrido el patrón.

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